Project Management (Alison.com) – Part 6

အသုံးပြုမှုမတူညီသည့် အသုံးပြုသူများအတွက် စာရွက်စာတမ်းများ (Documentation for Different Users)

အသုံးပြုသူများနှင့် ၄င်းတို့အတွက်လိုအပ်သည့် စာရွက်စာတမ်းများကို ခွဲခြားသိရှိရန် အရေးကြီးသည်။ အသုံးပြုသူများသည် စနစ်တစ်ခုကို အသုံးပြုရန် ယင်းတို့တွင်လိုအပ်သည့် ဗဟုသုတအဆင့်အတန်းပေါ်မူတည်၍ အမျိုးအစားခွဲခြားနိုင်သည်။

၁။ လူသစ် (Novice)

အမြန်စတင်အသုံးနည်း (Quick Start Guides) ၊ အပြစ်ရှာနည်းအကြံပြုချက်များ (Troubleshooting Tips) ၊ အခြေခံလုပ်ဆောင်မှုအတွက် အဆင့်ဆင့်အသုံးပြုနည်း လမ်းညွှန်စာစောင် (User Manuals That Explain Basic Processes in Detail) တို့လိုအပ်လိမ့်မည်။

၂။ အလယ်အလတ် (Intermediate)

နဂိုဗဟုသုတရှိသူဟု သတ်မှတ်ထားသည့် ပို၍အသေးစိတ်ကျသော အသုံးပြုနည်း လမ်းညွှန်စာစောင် (More Detailed User Manuals Which Assume Some Prior Knowledge) ၊ အပြစ်ရှာနည်း အကြံပြုချက်များနှင့် ရိုးရှင်းသည့်နည်းပညာဆိုင်ရာ လမ်းညွှန်မှုများ (Troubleshooting Guides and Simple Technical Guides) လိုအပ်လိမ့်မည်။

၃။ ကျွမ်းကျင်သူ (Expert)

ပိုမိုရှုပ်ထွေးအသေးစိတ်ကျသည့် အချက်အလက်များကို ရှင်းပြထားသည့် လမ်းညွှန်ချက်များ (Manuals with Explanation of Complex or Advanced Features) လိုအပ်လိမ့်မည်။

သို့တည်းမဟုတ်။ အသုံးပြုသူများ စနစ်တွင် ပါဝင်ပတ်သက်မှုအဆင့်ဖြင့် –

၁။ ပညာရှင် (Expert)

အထူးကျွမ်းကျင်သူများအတွက် အထောက်အကူပြုရန်။ ယေဘုယျအားဖြင့် စနစ်ကို ပြုပြင်ထိန်းသိမ်းရန် Software (သို့) Hardware Technicians များ။

၂။ အထူးကျွမ်းကျင်သူများ (Specialist)

အလုပ်ပြီးမြောက်ရန်အတွက် သတင်းအချက်အလက်စနစ်များအပေါ်မှီခို အသုံးပြု ရသူများ (Users Depend on the Use of Information Systems to Do Their Work) ။ ၄င်းတို့တွင် အချက်အလက်ထည့်သွင်းစုဆောင်းသူများ (Data Entry Operators) ၊ Web Developer များနှင့် Graphic Designer များပါဝင်သည်။

၃။ အကူအနေနှင့် အသုံးပြုသူများ (Adjunct)

အလုပ်ပြီးမြောက်ရန် သတင်းအချက်စနစ်များကို မှီခိုရသော်လည်း ယင်းစနစ်သည် ၄င်းတို့အတွက် မရှိမဖြစ်မဟုတ်သောသူများ (IT Assists Them in Their Work But Is Not Essential) ၊ ဤကဏ္ဍတွင် ဆေးဝန်ထမ်းများ၊ ဆရာ ၊ ဆရာမများ၊ စာရင်းကိုင်များ၊ ရှေ့နေများနှင့် စတိုးဆိုင် မန်နေဂျာများ စသူတို့ပါဝင်သည်။

၄။ သာမည (Incidentals)

သတင်းအချက်စနစ်များကို ရံဖန်ရံခါမှအသုံးပြုသူများ (Occasional Users of An Information System) ။ ဥပမာ – ကုမ္ပဏီ၏ အင်တာနက် အခြေပြု ထုတ်ကုန်စာရင်းကို ပစ္စည်းမှာရန် အသုံးပြုသူ (Customer Using A Company’s Web-Based Product Catalogue To Order Goods) ၊ Point-of-Sales System ကို အချက်အလက် ရယူရန် အသုံးပြုသူ (သို့) Voicemail အသုံးပြု၍ Electronic Switchboard ချိတ်ဆက်အသုံးပြုသူ။

အသုံးပြုသူများနှင့် ၄င်းတို့အတွက်လိုအပ်သည့် စာရွက်စာတမ်းများကို ပြင်ဆင်ရာ၌ ၄င်းတို့ နားလည်မည့် အဆင့်သတ်မှတ်ချက်ပေါ်မူတည်၍ ဆောင်ရွက်သင့်သည်။ စာရွက်စာတမ်းများသည် ၄င်းအသုံးပြုသူနှင့် အသုံးပြုသူအုပ်စုအတွက် နားလည်နိုင်မည့် စာရွက်စာတမ်းများဖြစ်ရမည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

စာရွက်စာတမ်း မှတ်တမ်းတင်ခြင်းအကြောင်း ပြန်လည်ဆွေးနွေးခြင်း

သင်လေ့လာခဲ့သည့် စာရွက်စာတမ်းမှတ်တမ်းတင်ခြင်းကို အောက်ပါ လုပ်ဆောင်ချက်များဖြင့် ပြန်လည်သုံးသပ်ပါ။ ထို့နောက်အမေးအဖြေများကို လေ့လာ၍ ထပ်ဆင့် ဆွေးနွေးပါ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Documentation is essential for the success of any (1) ………….. system. It helps those that interact with the system by providing (2) ………….. or acting as a reference. Documentation (3) ………….. all the details that will help current developers and users plus any futures ones. The software product should be fully supported with technical documentation so that any programmer in the future can understand the process and the (4) ………….. that was developed.

(5)………….. documentation involves developing and documenting all the process of system development and includes such things as data dictionaries, data flow diagrams and all other design documentation that occur throughout development. All equipment will be logged and all the technical parts of the system must be documented for future reference, this would include things like a network (6) ………….… .

(7) …………..documentation involves developing a set of (8)…………..that assist the user to use the system, software or hardware being implemented. It would usually include items such as (9) ………….. manuals, (10) ………….. guides, (11) ………….. cards, frequently asked questions, etc.

(12) ………….. based documentation is the traditional form of user documentation.

(13) ………….. manuals are the most common form of paper based documentation as they go through, in simple steps, the tasks that the end user would perform on a daily basis. However, over the last few years, (14) ………….. documentation has become a popular way to give employees and/or end users the help and assistance they require.

When documenting processes it is important to identify the each user’s documentation requirements. Users are normally categorised by their level of knowledge into one of three groups: (15) ………….., (16)………….. and (17) ………….. . Users can also be categorized by their level of involvement with the system into the following four groups: expert, specialists, (18) ………….. and (19)……………
Answers:
(1) information, (2) training, (3) records, (4) code, (5) System, (6) map, (7) User, (8) documents, (9) training, (10) procedure, (11) quick help, (12) Paper, (13) User, (14) online, (15) novice, (16) intermediate, (17) expert, (18) adjunct, (19) incidentals

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

စာရွက်စာတမ်းပြုစုခြင်း

မေး – အဘယ့်ကြောင့် သတင်းအချက်အလက်စနစ် (Information System) အောင်မြင်မှုတိုင်းအတွက် စာရွက်စာတမ်းပြုစုခြင်း (Documentation) သည် အရေးပါသနည်း။

ဖြေ – စာရွက်စာတမ်းပြုစုခြင်းသည် ထိုစနစ်အကြောင်းကို ရှင်းလင်းဖော်ပြ (Informs and Explains) ပေးသည်။ ထိုစနစ်နှင့် ဆက်စပ်အသုံးပြု (Interact) သူများကို လေ့ကျင့်ပေးချက်များ (Training) အတွက် အထောက်အကူပေးပြီး ရည်ညွှန်းချက် (Reference) များအဖြစ်လည်း အသုံးပြုနိုင်စေသည်။

မေး – စာရွက်စာတမ်းပြုစုနည်း အနည်းဆုံး ၃နည်းကို ရှင်းပြပါ။

ဖြေ – စနစ်နှင့် နည်းပညာဆိုင်ရာ မှတ်တမ်းများ (System and Technical Documentation) – စနစ်ဖွံဖြိုးမှု ဆောင်ရွက်ချက် လမ်းစဉ် (Process of System Development) အားလုံးအတွက် မှတ်တမ်းပြုစုခြင်းများပါဝင်သည်။ ဤနေရာတွင် အချက်အလက် အဘိဓာန် (Data Dictionaries), အချက်အလက်စီးဆင်းသည့် လမ်းကြောင်းပြပုံများ (Data Flow Diagrams), ကွန်ယက်ပြပုံများ (Network Diagrams) နှင့် အခြားစနစ် ဖွံ့ဖြိုးအောင် လုပ်ခဲ့သည့် လုပ်ငန်းစဉ်တစ်လျှောက် ရေးဆွဲခဲ့သည့် ဒီဇိုင်းအချက်အလက် မှတ်တမ်းများလည်း ပါဝင်ပါသည်။

အသုံးပြုသူမှတ်တမ်းများ (User Documentation) – စနစ်၊ Software (သို့) Hardware ကို အသုံးပြုသည့်သူများကို အထောက်အကူပြုမည့် စာရွက်စာတမ်းများကိုဆိုလိုသည်။ အများအားဖြင့် စာရွက် စာတမ်း အနေနှင့်သော်၄င်း၊ Online အထောက်အကူပြု အသုံးပြုနည်း (သို့) အသုံးပြုသူအတွက် အကူအညီပေးမှုများ ပါဝင်သည်။

စက္ကူအခြေပြုမှတ်တမ်း (Paper-Based Documentation) – အစဉ်အလာသုံးစွဲခဲ့သည့် အသုံးပြုသူမှတ်တမ်းပုံစံ တစ်မျိုးပင်ဖြစ်သည်။ ၄င်းမှတ်တမ်းများတွင် သင်၏စာအုပ်ဆိုင်၊ စာကြည့်တိုက် ကွန်ပြူတာဌာန၌ တွေ့နေကြဖြစ်သည့် လက်စွဲစာအုပ်များ၊ ရည်ညွှန်းစာအုပ်များ ပါဝင်သည်။ (Manuals and reference guides, usually available in the computer section of local bookstores or libraries) စနစ်တစ်ခုအတွက် ရုံးတွင်းပုံနှိပ်ထုတ်ဝေထားသည့် စာရွက်စာတမ်းများ (In-house Documents) လည်း ပါဝင်ပါသည်။ အသုံးပြုသူလက်စွဲစာစောင်များ (User Manuals) မှာ စက္ကူအခြေပြုမှတ်တမ်းများအဖြစ် အတွေ့မြင်ရဆုံးဖြစ်သည်။

အွန်လိုင်းမှတ်တမ်း (Online Documentation) – အလွယ်တကူရှာဖွေနိုင်သည့် အချက်အလက် စုဆောင်းမှုနှင့် အမျိုးစုံလင်သည့်အစိတ်အပိုင်းများ၏ အားသာမှု (Advantage of Hypertext and Other Multimedia Elements) ကို အသုံးပြုသည့် အီလက်ထရောနစ်ပုံစံနှင့် အထောက်အကူပြု လက်စွဲစာအုပ်များပါဝင်သည်။
အခြားပုံစံနှင့် မှတ်တမ်းများ (Other forms of Documentation) – အသုံးပြုသူကို အထောက်အကူပြုမည့် ဗီဒီယို၊ Website နှင့် Multimedia Packages များပါဝင်သည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××