Project Management (Alison.com) – Part 5

ကဲ Project Management အကြောင်း သိသင့်သလောက်သိပြီးပြီ။ အခုဒီအပိုင်းမှာတော့ ကျွန်တော်အမြင်အရပြောရရင် ကျွန်တော်တို့နိုင်ငံမှာ စနစ်တကျမလုပ်နိုင်သေးတဲ့ သေချာမလုပ်နိုင်သေးဘူးလို့ထင်တဲ့ Project Management အတွက် အရေးကြီးတဲ့ကဏ္ဍတစ်ခုဖြစ်တဲ့ စာရွက်စာတမ်းပြုစုခြင်းအကြောင်း ရှင်းသွားမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဆက်လက်လေ့လာကြည့်ကြတာပေါ့ဗျာ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

04 – Project Management Documentation

စာရွက်စာတမ်းပြုစုခြင်း (Documentation)

                Network Administrator တစ်ဦးဖြစ်သည့် Phil Wales သည် 3RRR အတွက် Network Information System ကို ပြင်ဆင်ပေးစဉ် ပြဿနာနှင့် ရင်ဆိုင်ခဲ့ရသည်။ ကြုံတွေ့ရသည့် ပြဿနာ၏ တစ်စိတ်တစ်ဒေသမှာ ၄င်းNetwork ပြင်ဆင်စဉ်က စာရွက်စာတမ်းပြုစုမှတ်သားခဲ့ခြင်း မရှိသည့်အတွက်ကြောင့်လည်း ပါဝင်သည်။ စာရွက်စာတမ်းများ၏ အရေးပါမှုကို Video တွင် ကြည့်ရှုနိုင်ပါသည်။

သတင်းအချက်အလက်စနစ်များ (Information System) အောင်မြင်မှုအတွက် စာရွက် စာတမ်းပြုစုခြင်းသည် အလွန်အရေးပါသည်။ စာရွက်စာတမ်းပြုစုထားခြင်းအားဖြင့် စနစ်တစ်ခု၏ အကြမ်းဖျင်း စွမ်းဆောင်နိုင်မှုနှင့်ညွှန်ကြားချက်များကို ထိုစနစ်နှင့်အပြန်အလှန် ချိတ်ဆက်အသုံးပြု မည်သူမဆို သိရှိနိုင်စေမည်။ ဤစာရွက်စာတမ်းများတွင် လမ်းညွှန်မှုများ၊ အသုံးပြုနည်းများ၊ လုပ်ဆောင်ရမည့်အချက်များ၊ (Specific Procedures Which Must Be Followed) လေ့ကျင့်မှုအထောက်အကူများ (Training Material) (သို့မဟုတ်) မှီငြမ်းစရာများ (Reference Material) လည်း ပါဝင်ပေလိမ့်မည်။ စာရွက်စာတမ်း အထောက်အကူကောင်းများ မရှိသည့်အခါ အသုံးပြုသူများသည် ယက်ကန်ယက်ကန်၊ စမ်းတဝါးဝါးဖြစ်နေမည်ဖြစ်ပြီး စနစ်အသစ်မှရရှိနိုင်မည့် အကျိုးအမြတ်များ၊ ထိရောက်မှုအပိုင်းများကို သိရှိနိုင်မည် မဟုတ်ပါ။

CitySearch (www.citysearch.com.au) မှ Procedures Manager Sunita Marar နှင့် တွေ့ဆုံမေးမြန်းချက်ကို အောက်တွင်ဖတ်ရန်။ အလျင်အမြန်နှင့် အမြဲတစေပြောင်းလည်းနေသည့် ပတ်ဝန်းကျင်ဖြစ်သည့် Internet ကုမ္ပဏီတစ်ခုအတွက် စာရွက်စာတမ်းများ၏ လိုအပ်ချက်ကို Marar မှရှင်းပြထားပါသည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အလျင်အမြန်နှင့် အမြဲပြောင်းလည်း နေသည့် ပတ်ဝန်းကျင်ဖြစ်သည့် Internet ကုမ္ပဏီတစ်ခုအတွက် စာရွက်စာတမ်းများ၏ အရေးပါမှု ကို City Search ၏ Business Communications Manager ၊ Sunita Marar ၏ တွေ့ရှိချက်

မေး – ခင်ဗျား ဘယ်သူ့အတွက်အလုပ်လုပ်ရပြီး အဲ့ကုမ္ပဏီမှာ ခင်ဗျားပါဝင်ရတဲ့ အခန်းကဏ္ဍကို ပြောပြပေးပါ။

ဖြေ – CitySearch.com.au ဆိုတာက အွန်လိုင်းပေါ်က သြစတြေးလျနိုင်ငံမှာရှိတဲ့ မြို့လမ်းညွှန်ဝန်ဆောင်မှု၊ စီးပွားရေးနှင့်ပွဲလမ်းများစာရင်းကို လမ်းညွှန်ပေးတဲ့ဝန်ဆောင်မှုမျိုးပါ။ ကျွန်တော်ကတော့ စီးပွားဆက်ဆံရေးမန်နေဂျာ (Business Communications Manager) အနေနဲ့ တာဝန်ယူထားပြီး ကုမ္ပဏီရဲ့ နိုင်ငံတွင်း ဆောင်ရွက်သည့် ကုမ္ပဏီမူဝါဒ (Company Policy)၊ ထုတ်ကုန်လမ်းညွှန်မှု (Product Directory) နှင့် စံညွှန်းအတိုင်းလည်ပတ်နေသည့် လုပ်ထုံးလုပ်နည်း (Standard Operating Procedures) စတဲ့လုပ်ငန်းစဉ်များရဲ့ စာရွက်စာတမ်းကိစ္စရပ်တွေကို တာဝန်ယူ စီမံကိုင်တွယ်ရပါတယ်။ ဥပမာ – အထက်စီမံအုပ်ချုပ်သူတို့က ဖောက်သည်ရဲ့အချက်အလက်တွေကို ဝန်ထမ်းတွေ ဘယ်လိုနည်းနဲ့ မှတ်တမ်းတင်တယ်ဆိုတာကို ပြောင်းစေချင်တဲ့အခါ အဲ့လုပ်ငန်းစဉ်ကို ကျွန်တော်ကူညီပေးရပါတယ်။ ဒီပြောင်းလဲမှုနဲ့ဆက်စပ်သည့် စီးပွားရေးတာဝန်ရှိသူတစ်ဦးချင်းနဲ့ထိတွေ့ဖို့၊ သူတို့ရဲ့လိုအပ်ချက်များကို ရှာဖွေဖို့၊ လုပ်ငန်းကို ဘယ်လိုအကျိုးရှိရှိ ဆောင်ရွက်နိုင်မလဲဆိုတာနဲ့ စာရွက်စာတမ်း ပြုလုပ်တဲ့လုပ်ငန်းစဉ်တွေကို လုပ်ဆောင်ပေးရတာပါ။

မေး – အချက်အလက်စနစ်အသစ်တွေ အကောင်အထည်ဖော်တဲ့အခါ(အင်တာနက်ကုမ္ပဏီတစ်ခုအတွက် ဒါဟာမကြာခဏကြုံရမယ်လို့ထင်ပါတယ်) ဒီစနစ်ရဲ့လုပ်ငန်းစဉ် တွေကို မှတ်တမ်းတင်၊ စာရွက်စာတမ်း ပြုလုပ်ဖို့က ဘာလို့အရေးကြီးတယ်လို့ထင်ပါသလဲ။

ဖြေ – စာရွက်စာတမ်းမပြုလုပ်ထားဘူးဆိုခဲ့လို့ရှိရင် စနစ်အသစ်ကို အသုံးပြုတဲ့သူတွေဟာ ၄င်းစနစ်ကို အကျိုးရှိရှိအသုံးချနိုင်မှာမဟုတ်ပါဘူး။ လုပ်ငန်းစဉ် တစ်ခုစီအတွက် ရှင်းလင်းလွယ်ကူတဲ့ လမ်းညွှန်ချက်တွေ ပါရှိတဲ့စာရွက်စာတမ်းများပြုလုပ်ထားမှသာ လူတိုင်းဟာ ဘယ်နေရာမှာဘာလုပ်ရမလဲဆိုတာ တာဝန်အနေနဲ့ သိရှိပြီး အလုပ်မြန်မြန်ပြီးမြောက်နိုင်မှာပေါ့။

မေး – ခင်ဗျား City Search အတွင်း ဆက်သွယ်မှုနည်းလမ်း အမြောက်အများကို ကိုင်တွယ်ရတယ်နော်။ ဘယ်လို မှတ်တမ်းနည်းလမ်းတွေကို အသုံးပြုပြီး ဘယ်သူတွေအတွက် စာရွက်စာတမ်းပြုစုပေးရတာပါလဲ။

ဖြေ – စီးပွားဆက်ဆံရေးအဖွဲ့က လူအများအပြားအတွက် စာရွက်စာတမ်းပြုစုရပါတယ်။ အဲ့လူတွေထဲမှာ CitySearch မှ ဝန်ထမ်းတွေ၊ CitySearch ရဲ့ ဖောက်သည်များ၊ CitySearch Website ကို အသုံးပြုသူတဲ့သူတွေတို့ပါဝင်ပါတယ်။ ဥပမာအနေနဲ့ ထုတ်ကုန်အချက်အလက်နဲ့ သတင်းတွေ (Product Information) ၊ CitySearch site တွင်မေးလေ့မေးထရှိသည့် မေးခွန်များ (Frequently Asked Questions)၊ ကော်ပရေးရှင်း၏ လက်ကမ်းစာစောင်များ (Corporate Brochures)၊ စနစ်လက်စွဲစာအုပ် (System Manuals) နှင့် ပေါ်လစီ (Policy)၊ လမ်းညွှန်ချက်များနှင့် ကုမ္ပဏီတွင်း Intranet စံချိန်စံညွှန်းများ (Guidelines and Standards) တို့ပါဝင်မှာပေါ့။

မေး – CitySearch ကွန်ရက်ကအသုံးပြုနေတဲ့ နည်းပညာဆိုင်ရာ သတင်းအချက်အလက်များ၊ ပရိုဂရမ်ကုဒ်များကိုရော ခင်ဗျား စာရွက်စာတမ်းပြုစုရပါသလား။

ဖြေ – မလုပ်ရပါဘူး။ ဒီအချက်အလက်တွေကိုတော့ CitySearch ရဲ့ IT ဌာနခွဲမှ ပရိုဂရမ်မာများကသာ ရေးသားကြပါတယ်။ ဒီဌာနနဲ့တော့ ကျွန်တော်ဟာ အသုံးပြုအထောက်အကူစာရွက်စာတမ်းတွေရရှိဖို့နဲ့ စနစ်သစ်ရဲ့ အချက်အလက်များကိုရဖို့ Developer တွေနဲ့ ချိတ်ဆက်အလုပ်လုပ်ကိုင်ရပါတယ်။

မေး – စနစ်ပြောင်းလဲမှုများအတွက် CitySearch မှာ ဘယ်လို မှတ်တမ်းတင်ပါသလဲ။ ဘယ်လို မှတ်တမ်းတင်နည်းမျိုးတွေကို အသုံးပြုပါသလဲ။

ဖြေ – စနစ်နဲ့လုပ်ဆောင်နည်းတွေဟာ မကြာခဏပြောင်းလေ့ရှိတဲ့အတွက် စာရွက်များပေါ်မှာ မှတ်တမ်းတင်မှုကို တတ်နိုင်သမျှလျှော့ချပါတယ်။ လုပ်ငန်းအပိုင်းအခြားအလိုက် လုပ်ဆောင်မှု စံနှုန်း လမ်းစဉ်များကို မှတ်တမ်း တင်ပြီး ဝန်ထမ်းအားလုံး ကြည့်ရှုနိုင်ရန် Intranet ပေါ်တင်ပေးပါတယ်။

မေး – ခင်ဗျား လုပ်ခဲ့တဲ့ ပြည့်စုံတဲ့ မှတ်တမ်းတင်မှု လုပ်ငန်းစဉ် CitySearch မှာ မရှိခဲ့ဘူးဆိုရင် ဘာဖြစ်မယ်လို့ထင်ပါသလဲ။

ဖြေ – အင်တာနက်ကုမ္ပဏီတစ်ခုအတွက် ပြောင်းလဲနေခြင်းဟာ အစိတ်အပိုင်းတစ်ခုပါ။ လုပ်ဆောင်ပုံနဲ့ နည်းပညာပြောင်းလဲနေခြင်းကို ကုမ္ပဏီကဝန်ထမ်းအားလုံး အချိန်နှင့်တပြေးညီသိရှိဖို့ အလွန် အရေးကြီးလှပါတယ်။ ကျွနု်ပ်တို့ ဝန်ထမ်းတွေ ဒီပေါ်လစီနဲ့ လုပ်ဆောင်နည်းတွေကို မြန်မြန်ဆန်ဆန် မသိနိုင်ဘူးဆိုရင် စနစ်ဟောင်းနဲ့စနစ်သစ် နှစ်ထွေရောကုန်မှာပါ။ ပြီးပြည့်စုံတဲ့ စာရွက်စာတမ်းနဲ့ မှတ်တမ်းတင်မှုမျိုး ရှိမှသာလျှင် အလုပ်ကိုအကျိုးရှိရှိနဲ့ လျင်လျင်မြန်မြန်ဆောင်ရွက်နိုင်မှာပါ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

မှတ်တမ်းတင်နည်း အမျိုးအစားများ (Types of Documentation)

မှတ်တမ်းတင် စာရွက်စာတမ်းပြုစုနည်းများသည် အသုံးပြုပုံမတူညီသည့် အသုံးပြုသူများ၏ လိုအပ်ချက်အရ ပုံစံအမျိုးမျိုးဖြင့်တွေ့ရတတ်သည်။ ဥပမာ – ကျွမ်းကျင်သူ (Technician) အတွက်ပြုလုပ် ထားသည့် မှတ်တမ်းမျိုးသည် အချက်အလက်ဖြည့်သွင်းသူ (Data Entry Operator) အတွက်မှတ်တမ်းနှင့် တူညီမည်မဟုတ်ပါ။ အဘယ့်ကြောင့်ဆိုသော် ၄င်းတို့၏အဆင့်နှင့် လုပ်ကိုင်ရသည့် လုပ်ငန်း၊ လိုအပ်သည့် ဗဟုသုတချင်း မတူညီကြ၍ဖြစ်သည်။ မည်သည့်ဖြေရှင်းနည်းအတွက်မဆို ဖြေရှင်းသည့် ကာလတစ်လျှောက် မှတ်တမ်းများပြုလုပ်ကြသည်။ ထိုမှတ်တမ်းများတွင် လက်ရှိ Developer များ၊ သုံးစွဲသူများအပြင် နောင်အသုံးပြုမည့်သူများအတွက်ပါ အချက်အလက်များ မှတ်သားထားသည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Program

မှတ်တမ်းများ (Program Documentation)

Software တစ်ခုအတွက် အဖြေရှာရာ၌ Developer (သို့) Programmer များသည် အဆင့် တစ်ခုချင်းစီအတွက် မှတ်တမ်းတင်ရပေသည်။ Software တစ်ခုကို နည်းပညာ အချက်အလက် (Technical Documentation) များက အထောက်အကူပေးရမည်။ သို့မှသာ နောင်တွင် ပြန်လည်ပြင်ဆင်ရေးဆွဲမည့် Programmer များမှ ကုဒ်ကို မှန်ကန်စွာ ပြင်ဆင်နိုင်ပေလိမ့်မည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

စနစ်နှင့် နည်းပညာဆိုင်ရာ မှတ်တမ်းများ (System and Technical Documentation)

စနစ်တစ်ခုကို ဖွံဖြိုးအောင် ပြုလုပ်ခဲ့သည့် လုပ်ငန်းစဉ်များကို စနစ်မှတ်တမ်းများအဖြစ် ပြုစုထားကြသည်။ ဤနေရာတွင် အချက်အလက် အဘိဓာန် (Data Dictionaries), အချက်အလက် စီးဆင်းသည့် လမ်းကြောင်းပြပုံများ (Data Flow Diagrams), ကွန်ယက်ပြပုံများ (Network Diagrams) နှင့် အခြားစနစ် ဖွံ့ဖြိုးအောင် လုပ်ခဲ့သည့် လုပ်ငန်းစဉ်တစ်လျှောက် ရေးဆွဲခဲ့သည့် ဒီဇိုင်းအချက်အလက် မှတ်တမ်းများလည်း ပါဝင်ပါသည်။ အသုံးပြုခဲ့သည့် ပစ္စည်းအားလုံးကို မှတ်တမ်းတင်ပြီး၊ နည်းပညာဆိုင်ရာ လုပ်ငန်းစဉ်အားလုံးကိုလည်း နောင်အခါတွင် အသုံးပြုနိုင်စေရန် မှတ်တမ်း တင်ထားရမည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အသုံးပြုသူမှတ်တမ်း (User Documentation)

အသုံးပြုသူမှတ်တမ်း (User Documentation) ဆိုသည်မှာ စနစ်၊ Software (သို့) Hardware ကို အသုံးပြုသည့်သူများကို အထောက်အကူပြုမည့် စာရွက်စာတမ်းများကို ဆိုလိုသည်။ အများအားဖြင့် စာရွက်စာတမ်းအနေနှင့်သော်၄င်း (Normally Consists of A Set of Paper Based)၊ Online အထောက်အကူပြု အသုံးပြုနည်း (သို့) အသုံးပြုသူအတွက် အကူအညီပေးမှုများ (Online Facilities to Train or Help The User) ပါဝင်သည်။ ၄င်းတို့တွင် သင်ကြားပို့ချ အသုံးပြုနည်းစာအုပ်များ (Training Manuals)၊ အဆင့်ဆင့်လုပ်ဆောင်ပုံညွှန်ကြားချက်များ (Procedure Guides)၊ မေးလေ့မေးထရှိသည့်မေးခွန်နှင့်အဖြေများ (Quick Help Cards and FAQ) လည်း ပါဝင်နိုင်သည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

စက္ကူအခြေပြုမှတ်တမ်း (Paper Based Documentation)

စက္ကူအခြေပြုမှတ်တမ်းများသည် အစဉ်အလာသုံးစွဲခဲ့သည့် အသုံးပြုသူမှတ်တမ်းပုံစံ တစ်မျိုးပင်ဖြစ်သည်။ ၄င်းမှတ်တမ်းများတွင် သင်၏စာအုပ်ဆိုင်၊ စာကြည့်တိုက် ကွန်ပြူတာဌာန၌ တွေ့နေကြဖြစ်သည့် လက်စွဲစာအုပ်များ၊ ရည်ညွှန်းစာအုပ်များ ပါဝင်သည်။ စနစ်တစ်ခုအတွက် ရုံးတွင်းပုံနှိပ်ထုတ်ဝေထားသည့် စာရွက်စာတမ်းများလည်း ပါဝင်ပါသည်။ အသုံးပြုသူလက်စွဲစာစောင်များမှာ စက္ကူအခြေပြုမှတ်တမ်းများအဖြစ် အတွေ့မြင်ရဆုံးဖြစ်သည်။ ၄င်းတို့တွင် သင်ကြားမှုပုံစံများ၊ အလုပ်ပြီးမြောက်စေရန် အသုံးပြုသူက ပုံမှန်လုပ်ဆောင်ရမည့်အချက်များ ပါဝင်သည်ကို တွေ့ရမည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အီလက်ထရောနစ် မှတ်တမ်းများ (Electronic Documentation)

လွန်ခဲ့သည့်နှစ်အနည်းငယ်ကစပြီး အသုံးပြုသူ/ဝန်ထမ်းများအတွက် အလုပ်ပြီးမြောက်စေရန် အထောက်အကူပြုသည့် စာရွက်စာတမ်းများကို အီလက်ထရောနစ်မှတ်တမ်းများအဖြစ် ရေပန်းစား တွေ့ရှိရသည်။ Software Packages အများစုသည်လည်း ယခုအခါ လက်စွဲစာဆောင်များကို ပုံနှိပ်အပြင် အီလက်ထရောနစ်ပုံစံနှင့်ပါ စျေးကွက်အတွင်း ဝင်ရောက်လာသည်။ အလွယ်တကူ ရှာဖွေနိုင်သည့် အချက်အလက်စုဆောင်းမှုနှင့် အမျိုးစုံလင်သည့်အစိတ်အပိုင်းများ၏ အားသာမှုကို အီလက်ထရောနစ်မှတ်တမ်းများ က အသုံးချထားသည်။ အချို့ Package များတွင် CD-ROM များ ဖြင့် တွေ့ရပြီး Software (သို့) Hardware လုပ်ဆောင်မှုများနှင့် အသုံးပြုသူအကျွမ်းတဝင်ရှိစေရန် ကူညီပေးသည်။ ဤသို့ကျယ်ပြန့်စွာတွေ့ရခြင်းမှာ ယင်းမှတ်တမ်းများသည် အချိန်မရွေး၊ နေရာမရွေး၊ ကွန်ပြူတာနှင့် အလွန်တကူ ဖတ်ရှုနိုင်ခြင်းကြောင့်လည်း ဖြစ်ပေမည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အခြား မီဒီယာဖြင့် မှတ်တမ်းများ (Other Media for Documentation)

မှတ်တမ်းများကို အခြားနည်းလမ်းများနှင့်လည်း တွေ့နိုင်မည်။ ၄င်းတို့သည် အသုံးပြုသူနှင့် ထိုသူတို့၏ လိုအပ်ချက်များကို ဖြည့်စည်းပေးနိုင်ပေသည်။ ဥပမာ – သင်တန်းပို့ချမှု ဗီဒီယိုများ၊ Website များ သည်လည်း အသုံးပြုသူအတွက် အထောက်အကူ ရရှိနိုင်ပေမည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××