Project Management (Alison.com) – Part 4

Part 1, Part 2, Part 3

တွေမှာ Project Management Introduction နဲ့ Project Management Methodology တွေကို ပြောခဲ့ပြီးပြီနော်။ ဒီနေ့ ခေါင်းစဉ်အသစ်တက်ကြရအောင်။ ဒီနေ့မှာတော့ Project Management လုပ်တဲ့အခါမှာသုံးမယ့် Toolset တွေ အကြောင်း ကို ပြောပါမယ်။ GANTT Chart, PERT Diagram, CPM စတာတွေကိုပေါ့ဗျာ။ ဒါတွေကကြားဖူးပြီးသားဖြစ်မှာပါ။ မကြားဖူးလဲ အောက်မှာရှင်းပြထားပါတယ်ဗျာ။ လေ့လာကြည့်ပါ။ သြော်ဒါနဲ့… ဒီနေ့သင်ခန်းစာအထိဖတ်လို့ပြီးသွားရင် ခင်ဗျား Project Management Diploma ရဲ့ 15% တိတိပြီးသွားပြီလို့သာမှတ်လိုက်တော့ဗျာ။ (၄)ရက်ပဲရှိသေးတယ် ဒီပလိုမာသင်တန်းရဲ့ ၁၅ရာခိုင်နှုန်းခင်ဗျား ဖတ်ပြီးသွားပြီဗျ… မိုက်တယ်… 😀

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

03 – Project Management Toolsets

Project Management Toolset 

Project Management Tools

ဤခေါင်းစဉ်တွင် Project Manager တစ်ယောက်အသုံးပြုရမည့် GANTT Chart စသည့် ပစ္စည်း (Tools) များပါဝင်သည်။

GANTT Charts

Project တစ်ခုကို စတင်မည့်အခါ အစီအစဉ်ဦးစွာ ချမှတ်ရန် လိုပါလိမ့်မယ်။ ချမှတ်ရမည့် အစီစဉ်များထဲတွင် ဆောင်ရွက်ရန်အလုပ်များနှင့် ပြီးဆုံးရမည့် မှတ်တိုင်(Milestones)များ ပါရှိပေလိမ့်မည်။ ဤဖြစ်ရပ်များကို အချိန်သတ်မှတ်ချက်များအလိုက် အစီအစဉ်ချ လိုက်သောအခါတွင် အလျားလိုက် (Horizontal) ရေးဆွဲထားသည့် Bar Chart ကဲ့သို့ ရရှိပေလိမ့်မည်။

GANTT Chart ပေါ်တွင် ဆောင်ရွက်ရမည့် လုပ်ငန်းများနှင့် ကုန်ကျစရိတ်များကို အလျားလိုက် အချိန်အပိုင်းအခြားများအတိုင်းရေးဆွဲထားသည့် ပြက္ကဒိန်ကဲ့သို့ဇယားကို တွေ့ရမည်။ အလုပ်တစ်ခုချင်းစီ အတွက်ကြာချိန်ကို စလုပ်မည့်နေ့နှင့် ပြီးဆုံးမည့်နေ့များအဖြစ် မှတ်သားထားသည်။ Project တစ်ခုအမြန်ဆုံးပြီးမြောက်နိုင်မည့် နည်းလမ်းကို ဖော်ပြပေးနိုင်ပေမည်။ လုပ်ငန်းများကို ပြိုင်တူဖြစ်စေ၊ တစ်ခုပြီးမှတစ်ခုဖြစ်စေ ဆောင်ရွက်နိုင်မှုကို GANTT Chart မှရှင်းလင်းစွာ ကြည့်ရှုနိုင် ပါသည်။ ဤဇယားပေါ်တွင် လုပ်ဆောင်ရမည့် လုပ်ငန်းများကို ဖော်ပြထားသောလည်း ၄င်းလုပ်ငန်းများ၏ ဆက်စပ်မှုနှင့် ၊ ကြုံတွေ့နိုင်မည့် အခက်အခဲလမ်းကြောင်း (Critical Path) များကို ဖော်ပြပေးနိုင်ခြင်း မရှိပါ။

ဖော်ပြထားသော GANTT Chart မှ အောက်ဖော်ပြချက်များကိုတွေ့နိုင်သည်။

လုပ်ငန်းစဉ် ၃.၀.၂ ထုတ်လုပ်တည်ဆောက်ခြင်း

ကြာချိန် ၁ဝရက်

Code နောက်ဆုံး ထုတ်ခြင်းနှင့် တည်ဆောက်ရေးပစ္စည်းများမှာယူပြီးချိန်တွင် စတင်လုပ်ဆောင်ရမည်။

ထုတ်ကုန်ကို ပို့ဆောင်ခြင်းလုပ်ငန်း မစခင် ပြီးဆုံးရမည်။

၆လပိုင်း ၈ရက် ၁၉၉၉ တွင်စရန် ရာထားသည်။

၆လပိုင်း ၂၁ရက် ၁၉၉၉ တွင် ပြီးစီးရန် ရာထားသည်။

လုပ်ငန်းဆက်စပ်မှုရှိနေသည့်အတွက် တိမ်းစောင်းမခံသည့် အခက်အခဲလမ်းကြောင်းပေါ်တွင်ရှိနေသည်။ (အနီရောင်ဖြင့် ပြထားသည်။)

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

PERT Diagrams

(ကွန်ယက်ပုံများ)

Part of a PERT diagram. Notice that for each event start and finish dates are included.

PERT Diagram သို့မဟုတ် အခက်အခဲလမ်းကြောင်း ကွန်ယက် (Critical Path Network) သည် လုပ်ငန်းကိစ္စများနှင့်အချိန်တို့၏ ဆက်နွယ်သက်ရောက်နေမှုကို ရုပ်ပြပုံဖြင့် ဖော်ပြထားခြင်းဖြစ်သည်။ ၄င်းတို့နှင့် GANTT Chart တို့၏ ကွာခြားချက်မှာ ၄င်းတို့သည် လုပ်ငန်းကိစ္စများ၏ တစ်ခုနှင့်တစ်ခု ဆက်နွယ်မှုကို ဆောင်ရွက်ရန်အချိန်နှိုင်းယှဉ်ချက်ထက် ပို၍ ရှင်းလင်းစွာ ဖော်ပြပေးနိုင်ခြင်းဖြစ်သည်။ (They differ from GANTT charts in that they are better at identifying the relationship between tasks rather than the progress of tasks over time.)

PERT Diagram ရေးဆွဲရန် အဓိကအချက်များမှာ –

၁။ လုပ်ငန်းကိစ္စရပ်များ (Activities) – ဆောင်ရွက်ရမည့် လုပ်ငန်းများနှင့် ၄င်းတို့၏ဆက်နွယ်မှု

၂။ စနစ်များပေါင်းစုံမှု/အဖြစ်အပျက်များ (Nodes/Events) – လုပ်ငန်းတစ်ခု၏စချိန်နှင့် အဆုံးသတ်ချိန်

၃။ ကွန်ယက်ချိတ်ဆက်ထားမှုမှ မှီခိုနေသည့် လုပ်ငန်းစဉ်နှင့် အဖြစ်အပျက်များ ကိုပြရန်

၄။ အခက်အခဲလမ်းကြောင်းကို ဖော်ပြပေးရန် (Indication of the Critical Path) – စုစုပေါင်းကြာမြင့်ချိန် အများဆုံးဖြစ်မည့် မှီခိုနေသော လုပ်ငန်းစဉ်များဆောင်ရွက်ရမည့် အစဉ်

၅။ အချိန်ပိုရှိအလုပ် ဖော်ပြရန် (Indication of Slack Time) – အခက်အခဲလမ်းကြောင်း ပေါ်တွင်မရှိသော အဖြစ်အပျက် များတွင် အလုပ်ပါးသောအချိန်၊ အချိန်ပို ရှိတတ်ပါသည်။ ၄င်းသည် ပင်မ Project အချိန်ကို ထိခိုုက်ခြင်းမရှိစေရပါ။ တစ်နည်းအားဖြင့် ဆိုရသော၊ ၄င်းအလုပ်များသည် သတ်မှတ်ချိန်ထက် နောက်ကျ၍ရနိုင်သည်။ သို့သော် Project တစ်ခုလုံး၏ ပြီးစီးရမည့် အချိန် ပေါ်တွင်သက်ရောက်မှုမရှိစေရ။

အကယ်၍ GANTT Charts နှင့် PERT Diagram များကို စမ်းသပ်ရေးဆွဲကြည့်လိုပါက စမ်းသပ်ခွင့်အပိုင်းအခြားပေးထားသည့် Version များ အင်တာနက်ပေါ်တွင်ရှိပါသည်။ ဥပမာ –

https://www.projectkickstart.com/

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

လုပ်ငန်းတစ်ခုစီ၏ကြာချိန်ကို ခန့်မှန်းခြင်း

 

Project တစ်ခု၏ကြာမြင့်ချိန်ကို ခန့်မှန်းရာ၌ ခွဲဝေထားသော လုပ်ငန်းတစ်ခုချင်စီနှင့် ထိုလုပ်ငန်းကို ဆောင်ရွက်နေသူများ၊ ပုံမှန်အလုပ်ချိန်နှင့် လက်တွေ့ကျကျဆောင်ရွက်နိုင်မှုတို့ကိုပါ ခန့်မှန်းရပါလိမ့်မည်။

Project Manager များသည် ထို့အတွက် ယခင်အသုံးပြုခဲ့သည့် ဒေတာများနှင့် အတွေ့အကြုံ ပေါ်မူတည်၍ ကြာမြင့်ချိန်ကို ခန့်မှန်းနိုင်ပါလိမ့်မည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အစီအစဉ်ရေးဆွဲခြင်းနှင့် အလုပ်တွင်စေခြင်း

Project များသည် မူလရေးဆွဲထားသည့် အတိုင်း တသွေမတိန်း လိုက်နာပြီးစီးသွားသည်မှာ ရှားသည်။ Project ဆောင်ရွက်နေစဉ် အတွင်း Project Manager သည် အဆင့်တစ်ခုချင်းစီအတွက် ချင့်ချိန်ဆောင်ရွက်ရသည်။ အကဲ၍နှောင့်နှေးကြန့်ကြာမှု တစ်စုံတစ်ခုရှိခဲ့သော် အခြားဆောင်ရွက်နိုင်မည့် နည်းလမ်းများကို ရှာဖွေပြီး သတ်မှတ်ချိန်မတိုင်မီ Project ပြီးစီးအောင် ဆောင်ရွက်ရပေသည်။ ၄င်းနှောင့်နှေးကြန့်ကြာမှုများကို အရင်းအမြစ်၊ အချိန်နှင့် ငွေကြေးတို့ကို ချင့်ချိန်၍ ကျော်ဖြတ်နိုင်အောင် ပြုလုပ်ရသည်။ ၄င်းဆောင်ရွက်မှုကို သေချာစွာ ချင့်ချိန်သုံးသပ် စဉ်းစားပြီးမှသာ ပြုလုပ်သင့်သည်။ Project ပြီးစီးစေရန် အချိန်နှင့် ငွေးကြေးကို ဖလှယ်ရမှုလည်း ရှိနိုင်သည်။

အခက်အခဲလမ်းကြောင်းနှင့် အချိန်ပိုရှိသောအလုပ်များကို ရှာဖွေသတ်မှတ်ပြီးသည့်အခါ အလုပ်တွင်စေရန်နှင့် ရက်တိုအတွင်းပြီးစီးစေရန် ဆောင်ရွက်နိုင်မည်။ အကယ်၍ လုံလောက်သော ငွေကြေးနှင့် အရင်းအမြစ်ရှိပါက ၊ အချိန် လျှော့ချနိုင်မည့်အလုပ်များကို ဖော်ထုတ်ရန်လည်း လိုအပ်မည်။ ဤနေရာတွင်လည်း အချိန်လျှော့ချရန်အတွက် စိုက်ထုတ်ရမည့် အင်အားနှင့် ကုန်ကျမည့်ငွေကြေးတို့ကို ရရှိမည့်အကျိုးအမြတ်နှင့် ချင့်ချိန်ကာ ဆောင်ရွက်ရပေမည်။ (After the critical path and the slack time in other activities have been identified, it may be possible to expedite (hasten) or crash the schedule. This involves identifying tasks that could possibly be reduced in time if enough money or resources were available. Again it is a matter of assessing whether the extra cost or effort is worth the saving in time.)

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အခက်အခဲလမ်းကြောင်းနည်း (Critical Path Method)

အခက်အခဲလမ်းကြောင်း (Critical Path) ဆိုသည်မှာ အချိန်နှင့်လိုက်၍ ပြီးဆုံးရန် အစီအစဉ်အတိုင်းလုပ်ဆောင်ရမည့် အရေးကြီးသည့်လုပ်ငန်းလမ်းကြောင်းကို ဆိုလိုသည်။ ဥပမာ – အဖြစ်အပျက်တစ်ခုကြောင့် ဖြစ်ပေါ်မည့် နှောင့်နှေးကြန့်ကြာမှုသည် Project တစ်ခုလုံးကိုပါ နှောင့်နှေးကြန့်ကြာစေမည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Project Management Tools ပြန်လည်ဆွေးနွေးခြင်း

အောက်ပါလုပ်ငန်းများကို လေ့လာ၍ Project Management Tools အကြောင်း သင်ခန်းစာကို ပြန်နွှေးပါ။

မေး

– သင်နှင့် သင့်သူငယ်ချင်းတို့ သုံးယောက်အဖွဲ့သည် ၂၀၁၂ နှစ်ကုန်ပျော်ပွဲရွှင်ပွဲအတွက် စီစဉ်နေကြသည်။ ဤစီစဉ်မှုအတွက် GANTT Chart ရေးဆွဲပါ။ တစ်ခုပြီးမှတစ်ခု ပြုလုပ်ရမည့် လုပ်ငန်းစဉ်များနှင့် သီးခြားပြုလုပ်နိုင်သည့် လုပ်ငန်းများကို ခွဲခြားပါ။ ဆိုလိုသည်မှာ – ယခင်အလုပ်ပြီးမှ ဆောင်ရွက်ရမည့် လုပ်ငန်းများနှင့် ၄င်းနှင့်ဆက်စပ်နေသည့်အလုပ်များ။ အလုပ်တစ်ခုစီအတွက် ပြီးမြောက်ရန် ခန့်မှန်းအချိန်ကို ဖော်ပြပါ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Project Management Tools

A GANTT chart displays tasks along a (1)……………….. time scale. GANTT charts should show the best possible way to complete the task in the (2)……………….. time. Activities can be done in (3)……………….. or sequentially, and the GANTT chart shows this clearly. PERT diagrams or critical path networks, on the other hand, use a graphical form to show relationships between (4)……………….. and (5)………………… . On a PERT diagram network, Network Lines show the interdependence of events and the (6)……………….. path is used to show the sequence of events that have the sum of the longest duration. To allow for uncertainty when organizations are estimating activity times, three estimates are provided, the (7) ……………….. time, the most (8) ……………….. time and the (9)……………….. time.

 

Answers:

(1) horizontal, (2) shortest, (3) parallel, (4) activities, (5) time frame, (6) critical, (7) pessimistic, (8) probable, (9) optimistic

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××