Project Management (Alison.com) – Part 2

Part 1 ကို ဒီမှာနှိပ်ပြီးဖတ်ပါ။

Part 1 တုန်းက Project Management အကြောင်းခြုံပြီးပြောသွားတယ်။ Project Management ဆိုတာဘာလဲ၊ ဘယ်တုန်းကစပေါ်တာလဲနဲ့ Project Manager တစ်ယောက်နဲ့ Interview ထားတာကို ပြောသွားတယ်။ Project တစ်ခုလုပ်ရင် အချိန်နဲ့ငွေဟာအရေးကြီးဆုံးထဲမှာပါတယ်ဆို မမှားနိုင်ပါဘူး။ ဘယ်Project ဖြစ်ဖြစ်ပါ။ အဲ့နောက်မှာမှ Resources တွေ၊ Constraints တွေ၊ Activities တွေနဲ့ Procedure စတာတွေကို ထည့်ပြီးစဉ်းစားရမှာအမှန်ပဲ။ Project Management အကြောင်းလေ့လာရင် GANTT Chart, CPM, PERT စတဲ့ စကားလုံးတွေ မသိလို့မရပါဘူး။ အဲ့ဒါတွေကိုလည်း နောက်ပိုင်းမှာ အများကြီးတွေ့ရဦးမှာပါ။ Interview မှာကတော့ Project Manager တစ်ယောက် ဘာတွေလုပ်၊ ဘာတွေသုံး၊ ဘာတွေပြဿနာတွေ့တယ်ဆိုတာ သိရုံ ပြောပြထားတာတွေ့ရပါတယ်။ ကဲ… Part 2 ကို ဆက်ခြေတက်ကြရအောင်ဗျာ။

Part 2 မှာတော့ Project Management Methodology ကို ရှင်းပြထားပြီး Project တစ်ခုကို ဘယ်လို Phase ခွဲမလဲဆိုတာကို ပြောပြထားပါတယ်။ ပြီးတော့ အဲ့ Phase တစ်ခုချင်းစီကို အကြမ်းဖျင်း အဓိပ္ပာယ်ဖွင့်ပြထားတာ တွေ့ရမှာပါ။ ဆက်လေ့လာကြည့်ကြရအောင်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

02 – Project Management Methodology

Project Management နည်းပညာ (Methodology)

IT resource ပြန်လည်သုံးသပ်ချက်တွင် Project Management ၏အဆင့် (phase) များကို ဖော်ပြ ထားသည်။ ပထမဦးဆုံးအနေနှင့် မည်သည့် အဆင့်သည် ကုန်ကျစရိတ်အများဆုံးဖြစ်မည်ကို ကြိုတင် သုံးသပ်ကြည့်ပါ။ အဘယ့်ကြောင့်နည်း။ မည်သည့်အဆင့်သည် ကုန်ကျစရိတ်အသက်သာဆုံးဖြစ်မည်နည်း။ အောက်ဖော်ပြပါပုံကို အသုံးပြုပါ။

Project တစ်ခုကို Manage ပြုလုပ်ရာတွင် ထင်ရှားသည့် အဆင့်အချို့ ရှိပါသည်။ အဆင့်ခွဲပုံခွဲနည်း အမျိုးမျိုးရှိပေလိမ့်မည်။ သို့သော် ခြုံငုံကြည့်ပါက အောက်ဖော်ပြပါအဆင့်များ အတိုင်း ခွဲခြားနိုင်ပါသည်။

Phase 1 – စုံစမ်းစစ်ဆေးခြင်း (Investigation)

Phase 2 – အစီအစဉ်ချမှတ်ခြင်းနှင့် ဒီဇိုင်းရေးဆွဲခြင်း (Planning and Design)

Phase 3 – ထုတ်လုပ်မှု (Production)

Phase 4 – စောင့်ကြည့်စစ်ဆေးမှုနှင့် ဆန်းစစ်အကဲဖြတ်ခြင်း (Monitoring and Evaluation)

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့်(၁) စုံစမ်းစစ်ဆေးခြင်း (Investigation)

Project တစ်ခုကို သတ်မှတ်ပြီးသည်နှင့် ဆက်လုပ်ရန် သင့်မသင့် အကျိုးရှိ၊မရှိကို သိရှိနိုင်ရန် အတွက် သုသေတနပြုလုပ်ရန် လိုပါသည်။

ဤအဆင့်တွင်

• ပဏာမ လုပ်ငန်းအပ်နှံခြင်း (Initial Comissioning)

• ပဏာမ ရည်မှန်းချက်နှင့် ပန်းတိုင်ကို သိရှိအောင် ခွဲခြားသတ်မှတ်ခြင်း (Goals and Aims)

• Project ပြီးမြောက်စေရန် ဆောင်ရွက်နိုင်မည့် နည်းလမ်းများကို ဖော်ထုတ်စစ်ဆေးခြင်း

တို့ပါဝင်ပြီး အမြင့်ဆုံးစီမံခန့်ခွဲနိုင်သူများ (Top Level Management) သို့မဟုတ် မဟာဗျူဟာချမှတ်သူများ (Strategic Planners) တို့မှ ဆောင်ရွက်ရပါလိမ့်မည်။

ဤအဆင့်မှ Project အဖွဲ့ဝင်များနှင့် Project Manager တို့ကို Project နှင့် စပ်လျဉ်းသည်များကို အသေးစိတ် အကျဉ်းချုံး၍ အချက်အလက်များ (Project Brief) ပေးပါလိမ့်မည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့်(၂) အစီအစဉ်ချမှတ်ခြင်းနှင့် ဒီဇိုင်းရေးဆွဲခြင်း (Planning and Design)

it04v018lg

ဤအဆင့်သည် နောက်ဆက်လာမည့် အဆင့်များအတွက် အခြေခံအုတ်မြစ်ဖြစ်သောကြောင့် အရေးပါလှပါသည်။ ဤအဆင့်၏အဓိကရည်ရွယ်ချက်မှာ လုပ်ငန်းတာဝန်များကို သတ်မှတ်ကာလနှင့် သတ်မှတ်ငွေကြေးအတွင်း ပြီးစီးနိုင်စေရန်ဖြစ်သည်။

 

ဤအဆင့်တွင်

• Project ကို တိကျစွာအဓိပ္ပာယ်သတ်မှတ်ရန်၊ မည်သည့်ရည်မှန်းချက်များ ပြည့်မှီစေရေးကို အတိအကျ သတ်မှတ်ရန်။

• Project ကို လုပ်ဆောင်ရမည့်အပိုင်းများ ၊ လုပ်ဆောင်ရမည့် တာဝန်များအဖြစ် ခွဲဝေ သတ်မှတ်ပေးရန်။ (Break Project Into Tasks or Activities & Define Purpose of Each)

• အလုပ်တစ်ခုချင်းစီအတွက် အနည်းဆုံးကြာချိန်နှင့် အများဆုံးကြာချိန်ကို ခန့်မှန်းရန်။

• Project ကို သတ်မှတ်ကာလအပိုင်းအခြားအတွင်း မည်သည့်လုပ်ငန်းများ ပြီးစီးရမည်ကို အချိန် အပိုင်းအခြားနှင့်တွဲ၍ သတ်မှတ်ပေးရန်။ (Milestones & Key Time Markers To Keep Project on Schedule)

• လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ရမည့် အစဉ်နှင့် ၄င်းအစဉ်ပေါ်တွင် သက်ရောက်မှုရှိနိုင်သည့် ကန့်သတ် ချက်များကို ရှာဖွေဖော်ထုတ်ထားရန်။ ဥပမာ – ပထမလုပ်ငန်းဆောင်တာများ ပြီးမြောက်မှသာ စတင်လာနိုင်မည့်ကိစ္စများ၊ (သို့မဟုတ်) သတ်မှတ်အရင်းအမြစ် ရှိမှသာ စတင်နိုင်မည့် လုပ်ငန်းဆောင်တာများ။

ဤအချက်တွင်

• မည်သည့်လုပ်ငန်းများသည် အခြားလုပ်ငန်းများ မစတင်မီ ကြိုတင်ပြီးစီးနေရန် လိုအပ်သည်ကို ဆုံးဖြတ်ချက်ချခြင်း။

• ပြိုင်တူဆောင်ရွက်နိုင်သော လုပ်ငန်းများနှင့် အခြားလုပ်ငန်းအပေါ် မှီခိုဆောင်ရွက်ရန် လိုသော လုပ်ငန်းများကို ခွဲခြားသတ်မှတ်ခြင်း။

• အရင်းအမြစ်၊ လူအင်အား၊ ကုန်ကြမ်းပစ္စည်း၊ စက်ပစ္စည်းများကို ခွဲဝေသတ်မှတ်ပေးခြင်း။

• အရင်းအမြစ်များ၏ ကုန်ကျစားရိတ်ကို ခန့်မှန်းတွက်ချက်ခြင်း။

• ပက္ခဒိန်ပေါ်တွင် ရက်စွဲနှင့် ဖြစ်စဉ်များအတွက် ကြိုတင်ချမှတ်ခြင်း။

  တို့ပါဝင်ပေလိမ့်မည်။

ဤအဆင့်၏အဆုံးသတ်၌ရရှိမည့် ရလဒ်တွင်

• စီမံအုပ်ချုပ်ရေးအဖွဲ့ ပြန်လည်သုံးသပ်ရန် Project Plan

• GANTT Chart
• PERT Diagram, including a Critical Path, or a Network Diagram

တို့ပါဝင်မည် ဖြစ်သည်။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့်(၃) ထုတ်လုပ်မှု (Production)

ဤအဆင့်သို့ ရောက်ရှိလာပြီဆိုပါလျှင် စီမံချက်ကို လက်တွေ့အကောင်အထည်ဖော် ဆောင်ရွက်ကာ လုပ်ငန်းစတင် လည်ပတ်နေပြီဖြစ်သည်။ လုပ်ငန်းပြီးဆုံးအောင်ဆောင်ရွက်ကာ ဝယ်ယူသူ (Clients) ၏ လက်ထဲသို့ အဆင်သင့်လွှဲပြောင်းပေးနိုင်ရန် ဤအဆင့်တွင် ဆောင်ရွက်ရသည်။ တစ်နည်းဆိုရသော် ဤအဆင့်ပြီးဆုံးချိန်တွင် လုပ်ငန်းသည်လည်း ပြီးစီးအောင်မြင်ရမည်ဖြစ်သည်။ (Provide Completed Project, Ready To Be Handed Over To Client)

ဤအဆင့်တွင်

• အရင်းအမြစ်များ ချထားပေးခြင်း။

• လုပ်ငန်းများ အပြီးသတ် ဆောင်ရွက်ခြင်း။

• စောင့်ကြပ်ကြည့်ရှုခြင်း၊ ကြီးကြပ်ကွပ်ကဲခြင်း၊ Project ၏ ဆောင်ရွက်မှုအဆင့်ဆင့်ကို GANTT Chart ပေါ်တွင် မှတ်တမ်းတင်ခြင်း။

• ကြိုတင်ရေးဆွဲထားသည် အစီအစဉ်နှင့် လက်ရှိလုပ်ငန်းပြီးစီးမှု အတိုင်းအတာကို သတ်မှတ်ချိန်နှင့် ပြန်လည်တိုက်၍စစ်ဆေးခြင်း။

• ပြီးစီးမှုအချိန်ဇယားကို လက်ရှိအခြေအနေနှင့် ကိုက်ညီမှု ရှိစေရန် ပြန်လည်သုံးသပ် ရေးဆွဲခြင်း။

• အရင်းအမြစ်များကို အလေအလွင့်မရှိစေရန် စောင့်ကြည့်စစ်ဆေးခြင်း၊ သတ်မှတ်ကုန်ကျစရိတ် ထက် ပိုမိုကုန်ကျမှုမရှိစေရန် ထိန်းသိမ်းခြင်း။

• သတ်မှတ်ရည်မှန်းချက်နှင့် အချိန်ကိုက်ညီမှုရှိစေရန် ဆောင်ရွက်ခြင်း။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့် (၄) စောင့်ကြည့်စစ်ဆေးမှုနှင့် ဆန်းစစ်အကဲဖြတ်ခြင်း (Monitoring and Evaluation)

As part of the evaluation and monitoring phase of Project Management the project team is decommissioned or reassigned new tasks.

ဤအဆင့်၏အစပိုင်းသည် Project ကို လွှဲပြောင်းလက်ခံခြင်းပင် ဖြစ်သည်။ Project တစ်ခုသည် ပုံသေအားဖြင့် ပစ္စည်းတစ်ခုသာ နောက်ဆုံးရလဒ်အဖြစ် ထွက်လာမည်ဟု တသမတ်တည်း သတ်မှတ် နိုင်လိမ့်မည် မဟုတ်ပေ။ မည်သို့ပင်ဆိုစေကာမူ ဤအဆင့်သို့ ရောက်လျှင် Project ၏ ရည်မှန်းချက် ပြည့်မှီပြီး ဖြစ်ရမည်။

Project ကို မိမိတို့ဖောက်သည်ဆီသို့ လွှဲပြောင်းပြီးသည့်အခါတွင် Project အဖွဲ့တစ်ခုလုံးကို ပယ်ဖျက်သည်ဖြစ်စေ၊ လုပ်ငန်းအသစ် ပြောင်းရွေ့သတ်မှတ်ပေးသည်ဖြစ်စေ၊ အခြား Project အဖွဲ့များနှင့် တွဲဖက်ပေးသည်ဖြစ်စေ၊ ဆောင်ရွက်လေ့ရှိသည်။ အချို့အဖွဲ့ဝင်များမှာမူ စောင့်ကြည့်ခြင်းနှင့် လုပ်ငန်း အဆုံးသတ်ခြင်း၊ သို့မဟုတ် ပြီးစီးရေး လုပ်ငန်းများစောင့်ကြပ်ကြည့်ရှုရာတွင် အထောက်အကူပြုရန် ဆက်လက်တာဝန်ယူရသည်။

ဤနေရာသို့ရောက်ရှိလာသည့်အခါ Project ၏အောင်မြင်မှုကို စီမံခန့်ခွဲမှုအပိုင်းမှ အကဲဖြတ် မည်ဖြစ်သည်။ (Success of Project is Assessed). ဤသို့အကဲဖြတ်ဆောင်ရွက်ခြင်းကို လိုအပ်ချက်အရ ထိရောက်မှုရှိခြင်း (Elements of Efficiency) နှင့် ထိရောက်မှုအပိုင်း (Effectiveness) ပေါ်မူတည်၍

• အရည်အသွေး (Quality)

ရည်မှန်းချက် ဖြည့်ဆည်းနိုင်မှု အခြေအနေနှင့် နောက်ဆုံးထွက်ကုန်၏ အရည်အသွေးကို အကဲဖြတ်ခြင်း။

• ကုန်ကျစရိတ် (Cost)

ခန့်မှန်းထားသည့် အရင်းအမြစ်ကိုသာ အသုံးပြု၍ ခန့်မှန်း ကုန်ကျစရိတ် အတွင်း Project ကိုအောင်မြင်ခဲ့မှု ရှိ၊မရှိ စစ်ဆေးခြင်း။

• အချိန် (Time)

သတ်မှတ်ကာလ သတ်မှတ်ရက်အတွင် Project ပြီးဆုံးမှု ရှိ၊မရှိ နှင့် အဖြစ်နိုင်ဆုံး Project အတွက် အနည်းဆုံးကြာချိန် အတွင်း ပြီးစီးမှုရှိ၊ မရှိဆန်းစစ်ခြင်း။

• အချိန်နှင့် တပြေးညီဆောင်ရွက်နိုင်ခြင်း (Timeliness)

စီစဉ်ခဲ့သည့် လုပ်ငန်းစဉ်များကို အချိန်နှင့် တပြေးညီဆောင်ရွက်နိုင်ခဲ့မှု အတိုင်းအတာ မည်မျှ ရှိခဲ့သည်ကို စစ်ဆေးခြင်း။

• တိကျမှန်ကန်မှု (Accuracy)

ထုတ်လုပ်ခဲ့သည့် ထွက်ကုန်တွင် အမှားပါဝင်ခဲ့ခြင်း ရှိ၊မရှိ။

• ထိုက်သင့်လျော်ညီမှု (Relavance)

ဝယ်သူ၏ လိုအပ်ချက်များသာ ထွက်ကုန်/project တွင် ပါဝင်မှုရှိသည့် အတိုင်းအတာ။

• ပြီးပြည့်စုံမှု (Completeness)

ဝယ်ယူသူအလုပ်ပြီးမြောက်နိုင်မည့်၊ ဆုံးဖြတ်ချက်ချနိုင်မည့်၊ အသုံးဝင်မည့်၊ လိုအပ်သည့် အရာအားလုံး ပါဝင်ခြင်း ရှိ၊မရှိ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××